La présente Politique de confidentialité explique comment les données personnelles sont traitées dans le cadre du site lenagphotography.com et, plus largement, de notre activité professionnelle de photographie : demandes de renseignements, rendez-vous, réservations, préparation et réalisation des prestations, livraison des photographies, commandes et suivi de la relation client.

Le responsable du traitement est : EI Lena Geourjon – Lena G. Photography.

Dans la présente Politique, les termes « nous », « notre » et « nos » désignent cette activité professionnelle.

Pour toute question relative à vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez utiliser le formulaire de contact du site.

Les autres informations relatives à l’entreprise sont disponibles dans les Mentions légales du site.

1. Quelles données pouvons-nous traiter ?

Les données traitées dépendent de votre relation avec nous et des services utilisés.

Demandes de renseignements et prospects

Lorsque vous nous contactez, notamment via le formulaire du site ou par e-mail, nous pouvons traiter :

• vos nom et prénom ;
• votre adresse e-mail et, lorsqu’il est communiqué, votre numéro de téléphone ;
• la date et le lieu de votre événement ;
• le type de cérémonie ;
• le nombre d’invités ;
• le budget consacré à la photographie ;
• l’origine de votre demande ;
• le contenu de votre message ;
• les autres informations que vous choisissez de nous communiquer au sujet de votre projet.

Nous vous recommandons de ne communiquer dans les champs libres que les informations utiles au traitement de votre demande.

Clients

Lorsqu’une prestation est réservée, nous pouvons également traiter :

• votre adresse postale et vos coordonnées téléphoniques ;
• les informations nécessaires au contrat et à sa signature ;
• les devis, factures, avenants et informations relatives aux paiements ;
• les dates, lieux, horaires et plannings de la prestation ;
• les échanges nécessaires à sa préparation et à son suivi ;
• les informations relatives aux options ou produits commandés.

Rendez-vous

Lorsqu’un rendez-vous est réservé en ligne, nous pouvons traiter les informations nécessaires à son organisation : nom, adresse e-mail, créneau choisi, type de rendez-vous ainsi que les éventuelles informations volontairement communiquées.

Photographies

Les photographies sur lesquelles une personne est identifiable constituent des données personnelles.

Dans le cadre de nos prestations, nous traitons notamment les images nécessaires :

• à la réalisation du reportage ;
• au tri et au post-traitement ;
• à la livraison ;
• à la sauvegarde temporaire ;
• à la constitution de nos archives photographiques professionnelles et artistiques.

Les invités, prestataires et autres personnes présentes lors d’un événement peuvent apparaître dans le reportage sans être eux-mêmes nos clients.

Nos Clients sont invités à informer les personnes présentes de la réalisation d’un reportage photographique et à nous transmettre toute opposition qui leur serait signalée.

Galeries et commandes photographiques

Lorsqu’une galerie privée en ligne est mise à disposition, nous pouvons notamment traiter :

• l’adresse e-mail utilisée pour y accéder ;
• les téléchargements ou sélections effectués ;
• les informations relatives aux commandes réalisées par l’intermédiaire de la galerie.

Lorsqu’un album, un tirage ou un autre produit doit être fabriqué ou expédié, nous pouvons également traiter et transmettre les informations nécessaires à l’exécution de la commande, notamment l’identité, l’adresse de livraison et les coordonnées nécessaires à l’expédition.

Données techniques du site

Lors de la consultation du site, certaines informations techniques peuvent être traitées pour permettre son fonctionnement et assurer sa sécurité, notamment l’adresse IP, les journaux techniques, le type de navigateur ou certaines préférences techniques.

2. Pourquoi utilisons-nous vos données ?

Répondre à vos demandes

Les informations communiquées par un prospect nous permettent notamment :

• de répondre à sa demande ;
• de vérifier notre disponibilité ;
• de comprendre son projet ;
• d’organiser éventuellement un rendez-vous ;
• de préparer un devis ;
• d’assurer le suivi de la demande.

Base juridique : mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée.

Gérer une réservation et réaliser la prestation

Nous utilisons les données de nos Clients pour préparer, gérer et exécuter la prestation commandée, assurer les rendez-vous de préparation, réaliser le reportage et livrer les photographies ou produits prévus.

Base juridique : exécution du contrat.

Réaliser le reportage photographique

Pour nos Clients, le traitement des photographies nécessaires à la réalisation et à la livraison de la prestation s’inscrit dans l’exécution du contrat.

Concernant les invités et autres personnes présentes lors de l’événement, la prise de vue et le traitement des images nécessaires à la réalisation d’un reportage cohérent reposent sur notre intérêt légitime à réaliser la prestation photographique commandée, sous réserve des droits et intérêts des personnes concernées.

Le Comité européen de la protection des données indique qu’un événement professionnel peut notamment être photographié sur le fondement de l’intérêt légitime, à condition d’effectuer une mise en balance des intérêts et d’informer les personnes, avec une vigilance particulière lorsque des enfants sont concernés.

Facturation et obligations administratives

Nous utilisons certaines données pour établir les devis et factures, suivre les règlements, conserver les documents nécessaires à l’activité et satisfaire à nos obligations fiscales, comptables et légales.

Base juridique : exécution du contrat et respect de nos obligations légales.

Gestion et statistiques internes

Certaines informations peuvent être utilisées afin de suivre notre activité et d’établir des statistiques internes, par exemple sur l’origine des demandes, les types de prestations ou les réservations.

Base juridique : notre intérêt légitime à gérer, analyser et développer notre activité.

Lorsque l’identité des personnes n’est plus nécessaire, les données concernées peuvent être supprimées ou anonymisées.

Archives photographiques professionnelles et artistiques

Tout ou partie des reportages peut être conservé lorsqu’il présente encore un intérêt artistique, documentaire ou professionnel, notamment afin de préserver les archives de notre travail ou d’effectuer ultérieurement une sélection.

Base juridique : notre intérêt légitime à conserver et organiser notre fonds photographique professionnel et artistique, sous réserve des droits et intérêts des personnes concernées.

La pertinence de cette conservation est réévaluée périodiquement. La CNIL rappelle qu’une durée de conservation doit être adaptée à la finalité poursuivie et qu’un tri peut être opéré entre les données selon leur intérêt et leur utilité.

Sélections destinées aux prestataires du mariage

Dans certaines situations, nous pouvons préparer et transmettre à un prestataire ayant participé au mariage une sélection limitée de photographies, lorsqu’il en fait la demande, lorsque les Clients souhaitent qu’il en reçoive ou lorsque nous identifions un intérêt professionnel à cet envoi, notamment dans le cadre de nos relations avec les professionnels du mariage.

Base juridique : notre intérêt légitime à valoriser notre travail et à entretenir nos relations professionnelles, sous réserve des droits et intérêts des personnes concernées. La sélection est limitée aux photographies pertinentes et les Clients sont informés de la sélection ainsi que du ou des destinataires concernés avant tout envoi.

Communication et publication des photographies

La conservation d’une photographie dans nos archives ne signifie pas automatiquement qu’elle peut être diffusée publiquement.

L’utilisation publique de photographies identifiables sur notre site internet, nos réseaux sociaux, notre portfolio ou d’autres supports de communication constitue une utilisation distincte. Elle reste soumise aux règles applicables au droit à l’image ainsi qu’aux dispositions contractuelles ou autorisations correspondantes.

La présente Politique de confidentialité ne constitue pas, à elle seule, une autorisation de publication d’une image.

Le droit à l’image s’applique notamment aux publications sur internet et une autorisation préalable peut être nécessaire, particulièrement concernant les mineurs.

Sécurité et défense de nos droits

Certaines données peuvent enfin être utilisées ou conservées lorsqu’elles sont nécessaires pour assurer la sécurité de nos systèmes, constater un incident, établir une preuve ou exercer ou défendre un droit.

Base juridique : notre intérêt légitime ou une obligation légale selon la situation.

3. Les informations sont-elles obligatoires ?

Les informations signalées comme obligatoires dans un formulaire ou demandées pour établir un contrat sont nécessaires pour pouvoir traiter votre demande ou réaliser la prestation.

Les autres informations sont facultatives.

Nous ne prenons aucune décision produisant des effets juridiques exclusivement au moyen d’un traitement automatisé.

Nous n’utilisons pas les coordonnées de nos prospects ou Clients pour l’envoi d’une newsletter ou de campagnes commerciales automatisées.

4. Qui peut recevoir vos données ?

Vos données sont principalement accessibles dans le cadre de notre activité professionnelle.

Lorsque cela est nécessaire, certains prestataires techniques peuvent également traiter uniquement les informations utiles à leur mission.

Il peut notamment s’agir de prestataires assurant :

• l’hébergement du site et de la messagerie professionnelle ;
• la gestion de la clientèle et les automatisations associées ;
• la facturation ;
• la signature électronique ;
• la prise de rendez-vous, l’agenda ou la visioconférence ;
• l’hébergement et la diffusion des galeries photographiques ;
• la vente, la fabrication ou la livraison de produits photographiques ;
• la sauvegarde, la sécurité ou la maintenance informatique ;
• certaines fonctionnalités techniques du site.

Ces catégories peuvent évoluer lorsque nous changeons d’outil ou de prestataire.

Dans le cadre d’un reportage de mariage, une sélection limitée de photographies peut également être transmise à certains prestataires ayant participé à l’événement, lorsqu’un prestataire en fait la demande, lorsque les Clients souhaitent qu’il reçoive des photographies ou lorsque nous estimons cet envoi pertinent dans le cadre de nos relations professionnelles. Avant tout envoi, les Clients sont informés de la sélection et du ou des prestataires auxquels elle sera transmise, et leur accord est recueilli.

Vos données personnelles ne sont ni vendues ni louées à des tiers.

Elles peuvent également être communiquées lorsqu’une obligation légale l’impose ou à une autorité légalement habilitée à les recevoir.

5. Transferts hors de l’Espace économique européen

Certains prestataires techniques peuvent être établis hors de l’Espace économique européen ou utiliser des sous-traitants situés dans des pays tiers.

Lorsque des données font l’objet d’un tel transfert, celui-ci est encadré conformément au RGPD, notamment par :

• une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
• des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ;
• ou toute autre garantie prévue par la réglementation.

Vous pouvez nous demander davantage d’informations sur les garanties applicables au moyen du formulaire de contact.

6. Combien de temps conservons-nous les données ?

Nous ne conservons les données que pendant la durée nécessaire à leur finalité, sous réserve des durées imposées par la loi ou nécessaires à l’exercice ou à la défense d’un droit.

Les durées ci-dessous correspondent soit à une obligation légale, soit à des durées que nous avons déterminées en fonction de notre fonctionnement et de l’utilité des données. Le RGPD n’impose pas une durée unique pour toutes les données : lorsqu’aucun texte ne fixe de délai précis, il appartient au responsable du traitement de définir une durée adaptée à la finalité.

Prospects

Les données permettant d’identifier un prospect qui n’a pas réservé peuvent être conservées pendant 2 ans à compter du dernier contact, puis supprimées ou anonymisées lorsqu’une conservation statistique reste utile.

Données de gestion des Clients

Les informations identifiantes conservées dans notre outil de suivi de clientèle peuvent être conservées pendant 3 ans après la livraison, puis supprimées ou anonymisées lorsqu’elles ne présentent plus d’utilité opérationnelle.

Les données réellement anonymisées peuvent être conservées plus longtemps à des fins statistiques lorsqu’elles ne permettent plus d’identifier les personnes concernées.

E-mails

Les échanges courants avec nos Clients peuvent être conservés jusqu’à 3 ans après la livraison de la prestation.

Certains messages peuvent être conservés plus longtemps lorsqu’ils sont nécessaires au respect d’une obligation légale, à l’établissement d’une preuve ou à la gestion d’un litige.

Contrats conclus par voie électronique

Les contrats conclus par voie électronique soumis à l’obligation légale d’archivage prévue par le Code de la consommation sont conservés pendant la durée applicable.

Pour les contrats d’un montant au moins égal à 120 €, lorsque l’exécution de la prestation n’est pas immédiate, la conservation court de la conclusion du contrat jusqu’à l’exécution de la prestation, puis pendant 10 ans à compter de celle-ci.

Factures et pièces comptables

Les documents comptables et pièces justificatives concernés sont conservés pendant 10 ans conformément à l’article L.123-22 du Code de commerce.

Galerie et fichiers livrés

La galerie privée mise à disposition des Clients est accessible pendant 1 an.

Nous conservons une copie des fichiers livrés pendant 12 mois à compter de leur livraison.

Durant cette période, les Clients sont invités à réaliser leurs propres sauvegardes.

Fichiers RAW

Les fichiers RAW sont conservés temporairement pendant les opérations de post-traitement, de livraison et de sécurisation des fichiers.

Ils peuvent être supprimés lorsqu’ils ne sont plus nécessaires à ces finalités.

Archives photographiques

À l’issue de la période de mise à disposition aux Clients, tout ou partie d’un reportage peut être conservé dans nos archives professionnelles et artistiques tant qu’un intérêt artistique, documentaire ou professionnel subsiste.

Nous ne fixons donc pas une durée identique et arbitraire à l’ensemble des reportages.

La pertinence de leur conservation est réévaluée périodiquement, notamment lors des opérations de tri et d’organisation de nos archives.

Données relatives aux commandes

Certaines informations relatives à une commande de produit peuvent continuer à être conservées par le prestataire ayant traité ou fabriqué la commande lorsqu’il est lui-même tenu de respecter ses propres obligations légales, notamment comptables.

7. Cookies et autres traceurs

Le site utilise des cookies ou autres traceurs strictement nécessaires à son fonctionnement, à sa sécurité ou à la fourniture de fonctionnalités demandées par l’utilisateur. Ces traceurs peuvent être utilisés sans consentement lorsqu’ils remplissent les conditions légales d’exemption.

Nous utilisons également Google Analytics 4 afin de mesurer l’audience du site et de mieux comprendre son utilisation. Les traceurs associés à ce service sont bloqués tant que l’utilisateur n’a pas donné son consentement. En cas de refus, Google Analytics n’est pas activé.

Les choix relatifs aux cookies peuvent être modifiés ou retirés à tout moment au moyen de l’outil de gestion des cookies disponible sur le site.

8. Liens vers des services externes

Notre site peut contenir des liens vers des plateformes ou sites exploités par des tiers.

Lorsque vous choisissez de suivre un tel lien, les traitements effectués sur le service extérieur relèvent de la politique de confidentialité de son exploitant.

9. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées à notre activité afin de protéger les données personnelles contre l’accès non autorisé, la perte, l’altération ou la divulgation.

Ces mesures comprennent notamment la protection des comptes et équipements utilisés, des sauvegardes adaptées aux données concernées et le recours à des prestataires techniques disposant de mesures de sécurité appropriées.

Aucun système informatique ne pouvant garantir une sécurité absolue, ces mesures sont réévaluées lorsque nos outils ou notre fonctionnement évoluent.

10. Vos droits

Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez disposer :

• d’un droit d’accès à vos données ;
• d’un droit de rectification ;
• d’un droit à l’effacement lorsque les conditions légales sont réunies ;
• d’un droit à la limitation du traitement ;
• d’un droit d’opposition aux traitements reposant sur l’intérêt légitime ;
• d’un droit à la portabilité dans les situations prévues par la réglementation ;
• du droit de retirer votre consentement lorsqu’un traitement repose sur celui-ci.

Ces droits ne sont pas absolus. Certaines données peuvent notamment devoir être conservées afin de respecter une obligation légale ou pour constater, exercer ou défendre un droit.

Pour exercer vos droits ou poser une question concernant vos données, vous pouvez utiliser le formulaire de contact.

Lorsque cela est nécessaire afin d’éviter qu’une personne obtienne les données d’un tiers, nous pouvons demander des informations permettant de vérifier l’identité de la personne à l’origine de la demande.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés — CNIL.

11. Modification de la Politique

Nous pouvons modifier la présente Politique afin de tenir compte des évolutions de notre activité, des outils utilisés ou de la réglementation applicable.

La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.